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      淺談制度建設如何助推企業提質增效

      2021-05-20 18:30 來源:www.lejimusic.com 發布:現代商業 閱讀:

      韓葉1   蕾蕾周夢韻2

      1.中石油西南油氣田分公司開發事業部  四川成都 610016

      2.中石油西南油氣田分公司勘探事業部  四川成都 610041

      摘要:隨著企業的發展,規章制度存在數量多,種類雜,但質量不高的情況,管理者在制度建設中常常會忽略制度給企業帶來的效用價值,也不會在乎制度建設的效率問題。文章從企業制度建設出發,分析企業制度建設中容易忽略的問題,提出改善建議,促使制度建設管理同時注重結果和過程,做到制度效果與制度效率二者并重,實現制度建設全過程管理,達到企業提質增效的目的。

      關鍵詞:規章制度;合規;PDCA;流程管理

      一、前言

      企業的規章制度是各項法律法規在企業內部的延伸,是企業合規管理的重要淵源。當前許多調查研究發現,長盛不衰的高齡企業一直保持競爭優勢的關鍵之一就是堅持制度管理,堅持在改革創新中不斷完善制度體系。從長遠來看,企業發展不僅需要資金、技術、人才的支持,更需要制度的保障。企業想更具有競爭優勢,光依賴“人治”的模式是難以長久的,只有制度才能發揮更加廣泛持久的作用,實現企業高效運轉。

      制度建設對企業而言是一項重要的基礎工作,建立科學完善的規章制度并非一朝一夕,是一個艱巨和漫長的過程。鑒于此,文章有必要針對制度建設中的問題進行探討,提出相應的對策,促使企業在經濟新常態背景下,最終形成適應社會競爭、適應企業需求、適應員工發展的制度體系。

      二、制度建設對企業發展的重要性

      科學完善的制度體系對于企業的重要性表現在以下三個方面:

      一是保障企業規范化運轉,為提質增效營造氛圍。規章制度既是對員工的行為約束和價值導向,同樣也是對管理者自身的一種規范。制度建設能夠幫助企業把權力關進籠子里,讓企業管理有章可循、有據可依。通過制度明確企業利益相關者的權利義務,固定工作標準,落實工作責任,打造責任、權利、利益結合統一的長效管理機制,為企業規范經營建立良好的發展環境。

      二是打造凝聚力的團隊,建立提質增效的組織保障。員工是企業管理的核心要素,企業從維護絕大多數人的利益和重視員工價值追求出發,建立以人為本的管理制度,體現出人性化的關懷,便于制度在執行中獲得員工的支持,提高員工的執行力,保障制度的真正落實,激勵員工為企業創收創效。

      三是降低成本和風險,實現提質增效的目的。發揮制度在企業管理中的指引和調控作用,幫助企業管理層合理銜接生產經營各個環節,充分利用人、財、物各種要素,強化各個業務部門互動配合意識,實現對企業相關活動的決策、組織、實施及協調控制,以盡量低的經營風險和消耗成本實現企業的提質增效的最終目的。

      三、制度建設需要重視的問題

      (一)制度建設的時效性和適用性

      首先,切忌生搬硬套、流于形式。在構建制度體系過程中,企業一般會借鑒相似企業的規章制度,有些下級單位甚至直接全盤接受上級單位的規章制度,雖然整體上看來擁有較為完善的制度體系,但實際并未達到高效管理的效果,反而由于制度的不適用影響工作效率,導致工作停滯不前。還有部分制度流程繁瑣冗余,審批執行效率低,制度出臺時間過久導致工作懈怠,或者制度內容晦澀難懂,不能體現制度本身的重點,難以理解和掌握失去執行力。

      其次,部分企業的制度建設缺乏系統性、前瞻性。制度建設偏于應急式管理,有的企業規章制度甚至萬年不變,只有當生產經營中出現了問題,造成了損失,才會提高對制度建設的重視程度。企業必須轉變觀念,而不是走一步看一步,沒有規劃和方向,必須認識到未雨綢繆的管理方式遠勝于亡羊補牢,要著眼于長遠發展,最好用前瞻性的視角考慮制度建設,適當超前,思考未來制度建設中可能還會出現的問題,以及目前的制度是否能夠解決。

      (二)制度建設的穩定和嚴謹

      制度建設是連續性的工作。新制度的修訂要在吸收舊制度合理部分的基礎上進行,在出臺之前,舊制度要繼續延續其效力。制度建設在一段時期也具有相對穩定性,企業已經形成固定的管理模式,具有自身明顯的管理風格,每個員工都不約而同按照既定的標準去工作,這種管理狀態不會因為管理層發生變化而改變。然而部分企業頻繁變更制度,甚至朝令夕改,不僅降低了制度的影響力,浪費了企業大量的精力,還可能造成工作沒有固定標準,讓員工無所適從的混亂局面。

      究其原因主要有兩種:一種是被動式,因為制度前期缺乏充分的調研基礎,管理層把握不住重點,舍本逐末,導致制度的可操作性太低,員工不接受不認同,以至于制度出臺后難以推廣執行,迫使企業要不斷進行修改;另一種是主動式,這是由于企業一味盲目追求制度創新,沒有以發展需求為動力,過度追求制度建設精益求精,在一定程度就變成了吹毛求疵,制度細節中稍有不完美就全盤否定,進行大刀闊斧的修改。制度的執行效果需要經過一段時間才能體現出來,而員工對制度的消化和理解也需要一個過程,制度的改革創新一定要以可操作性為原則,把握好制度創新的尺度,不能輕易動搖制度的穩定性。

      (三)合規性審查的重要性

      企業管理過程中常常會忽略法律合規部門的前置性審查作用,導致合規管理部門沒有話語權、主動權,未對制度進行有效的合規性審查,造成企業制度與國家法律法規、行業規范相抵觸,或者與上級單位相矛盾,導致規章制度難以理解執行。制度制定的具體業務部門由于其自身業務范圍、角色的局限或者利益得失等問題,可能會與制度建設的整體協調性產生矛盾。

      其次,企業的合規性審查過于片面,僅停留在形式上、文本上,未將規章制度的合規性審查融入到生產經營的具體業務中,沒有深入了解所涉及的責任科室和業務流程,沒有評估制度的合理性、可操作性。法律合規部門是復合性的管理部門,不應局限法律領域的一畝三分地,造成法律知識與實際經營的脫節,無法充分發揮法律合規的審查監督職能。

      (四)制度的檢查和考核

      由于企業對制度建設過程不夠重視,容易出現有頭無尾、頭重腳輕的現象。企業為了應付檢查,花了大量精力制定規章制度,卻不督促執行,導致制度制定與執行分離,讓制度成為擺設。企業制定的考核標準不夠客觀合理,員工制度執行的結果也沒有得到體現,影響了員工的積極性,還有部分管理者對于制度執行標準不一致,制度考核不公開不公平,不僅降低了制度的效力,也會讓員工質疑制度的權威性,造成執行效果大打折扣。

      執行的效果來源與員工對企業制度的嚴謹恪守。由于缺乏制度監管機制,企業沒有定期監督制度的執行情況,等到遇見問題才會著手制度的監督檢查,還有部分管理者不夠重視制度執行的監管力度,忽略了制度執行的效果也會影響企業的管理成本和效率,認為只需要關注企業核心生產業務,不應該把精力投放到制度管理中,從而也會在一定程度上造成企業整體執行能力下降,引發員工工作消極懈怠。

      (五)制度意識的培養

      部分企業只注重規章制度的制定和執行,忽略制度培訓,沒有發揮規章制度的指引、教育作用,導致員工不了解、不知曉,直到遇到問題,甚至違反規章制度才開始關注。依靠員工個人的自覺意識來實現規范運作是不可靠不長久的,只有把規范標準通過制度固化下來,影響和督促企業中的每個人自覺地去執行遵守。因此,制度建設必須打牢制度教育基礎,統一員工思想。對員工而言,制度培訓有利于引導員工主動根據規章制度對行為的合規性進行預測,預見行為可能帶來的后果,有利于改變自己的工作觀念,指導工作方向,形成新的工作習慣;對管理者而言,制度培訓可以幫助管理層掌握企業員工的思想狀態,了解企業制度建設進展的大體情況和可能存在的管理漏洞。

      其次,制度建設不應讓員工處于一種被動接受的狀態,容易使得效果適得其反。企業應該努力打造制度文化,鼓勵員工參與到制度建設的共同研討與完善中,充分調動員工的主動性,既能避免管理者拍腦袋做決策,又能激發員工對制度建設的認同感、歸屬感、信任感,盡可能降低制度執行的阻力,將企業的各項舉措真正落到實處。

      四、制度建設的相關建議

      (一)“量體裁衣”,提高制度建設適應性

      首先,做好規章制度的前期調研,從解決問題的目的出發。在制度制定時可以考慮采用5W2H分析法,考慮制度的目的,解決什么樣的問題,能夠達到什么樣的效果,有助于企業全面思考問題,可以在一定程度上保證制度建設的目的性、針對性。對于能夠借鑒的制度,企業并不能直接照搬照抄,管理層必須基于對企業的宏觀把握進行因地制宜,抓住自身業務的重點,將其轉換為本企業可操作的具體制度、操作手冊或工作流程,形成擁有自身鮮明特點的企業制度體系。

      其次,不斷優化完善制度,保證制度與時俱進。制度建設是連續性、階段性的,企業要對不合理的制度進行修改,對不完善的制度進行補充。當前的規章制度主要致力于解決目前存在的問題,隨著企業的發展進步,必然會出現新的問題,或者無法預知的困難。企業要處理好繼承和創新的關系,把握“立、改、廢、釋”四字原則,建立制度清單,確保制度建設日趨完善。

      (二)將制度建設與流程管理相結合,提高制度建設的可操作性

      一方面,制度設計可以以流程管理為基礎,借鑒標準化流程管理經驗。工作流程中對員工做什么工作、怎樣開展工作做出具體的規定和指導,幫助員工防范崗位風險,明確工作方向。因此,可以將員工具體操作中好的經驗方法固化下來,將高質高效的工作流程轉化為具有指導性、可操作性的具體制度或行為手冊,在提升制度建設質量和效率的同時,實現制度、職責、風控、流程的有效融合。

      另一方面,規范的流程可以幫助制度落地,促進工作高效率。流程管理可以幫助員工樹立標準化工作理念,固化員工的意識,逐漸將按流程執行變成一種工作習慣,建立標準化和秩序化的工作模式,為制度的執行落實奠定良好基礎。流程管理還可以明確工作職責,落實主體責任,降低各個環節的溝通成本,幫助企業解決部門制度之間交叉重疊、沖突矛盾、協調性差等問題,增強企業制度建設的系統性、整體性和協同性,最大程度整合企業資源,提高企業的整體競爭能力。

      (三)完善合規評價機制,提高制度建設的合法合理性

      規章制度的合規性評價已經成為企業風險管理的一項重要內容。一方面,企業應將合規性評價作為制度體系運行監控的有效手段,根據自身規模、性質和業務類別,選擇適宜的評價標準、評價方式方法、以及評價流程,從多個方面和多個維度來評價規章制度,最終形成合規性評價結果。通過合規性評價全面準確地反應制度體系實際運行狀況,確保管理層獲得違規風險的評價信息,力求將法律風險防控前置,及時糾正不合規事項,滿足企業合法合規的承諾。

      另一方面,正確定位職能角色,提高合規工作地位。法律合規部門要轉變思想,統一立場,著重于利用法律思維幫助業務部門解決內部運營中的問題,為領導決策提供精準化指引和有力的幫助,而不是站在業務部門的對立面,執著于查找工作漏洞和法律風險,這樣既能幫助企業改變事前發現問題而非事后解決問題的工作模式,又能讓業務部門更加認可和理解法律合規部門的工作。法律合規部門還可以定期進行行業的法律動態宣傳和案件分享,幫助各業務部門了解法律合規工作,宣傳依法合規的理念,強化法律合規部門的存在感。

      (四)嚴格考核機制,提高制度建設的權威性

      制度執行是制度建設的根本保障,制度的效用和價值都要通過執行過程來體現。因此有必要建立完善監督考核機制,以制度檢查和考核為手段來檢驗制度執行的效果。首先,管理層要以身作則,認識到管理層既是制度的制定者也是制度的執行者,制度面前無一例外,確保每個員工都處在制度約束范圍。還要加強制度的執行力度和深度,將制度檢查融入日常管理,將制度檢查日常化、規律化,確保制度意識內化于心、外化于形。例如,可以考慮將制度檢查與內控測試、領導干部述職或黨風廉政建設等工作結合起來,提高制度建設的關注度、影響力,還可以利用監督檢查幫助管理者尋找運行中的管理漏洞,收集信息和問題反饋,便于開展制度的后續評估和修正工作。

      其次,健全制度執行的考核機制,把監督與激勵手段有機結合,將執行結果與績效掛鉤,體現制度的賞罰分明。例如,把制度管理作為業務部門、員工績效考核,評先選優,提拔晉升的重要內容之一。公示目標考核結果,及時兌現考核獎懲,既達到嚴懲無視制度、打擦邊球行為的目的,又能讓員工敬畏制度,自覺崇尚制度,營造良好的企業執行文化。

      (五)重視員工參與,提高制度建設的可接受性

      員工執行力的培養并非一朝一夕,企業要站在員工的立場,利用各種管理機制促使員工主動投入到制度建設中,實現員工執行力的不斷提升。一方面,企業可以創新制度宣傳推廣方式。例如,開展“學制度、守制度、用制度”的主題系列活動,扎實推進“制度建設年”“制度落實年”系列活動,為員工參與制度建設提供便捷條件和資源,讓員工更加了解企業制定制度的意圖,從而獲取員工思想上的認同,緩解制度強制性要求帶來的壓力和阻力,保證制度執行不走樣。同時還可以以制度測試、制度知識競賽等方式檢查制度推廣的力度和深度,檢驗制度落實的效果,提高員工對制度的關注度力和執行力。

      其次,企業還可以充分利用意見箱,拓寬管理層與員工溝通渠道,同時又能最大限度的保護員工的隱私,收集到最真實有效的信息,促使員工從制度的對立到制度的參與,進而轉化為實際工作中的支持。企業還可以多采取積極正面的鼓勵措施,例如舉辦“制度有獎建議征集活動”、“合理化建議”、“金點子”等活動,對提出有效建議的員工給予實質性的獎勵,從而激勵員工為企業發展出謀劃策。

      (六)引入PDCA循環模式,實現制度建設閉環高效

      PDCA循環是質量管理的基本工作程序和方法,它是美國質量管理專家休哈特博士首先提出,由戴明采納、宣傳普及,所以又稱戴明環。PDCA循環分為四個階段,即Plan(計劃)Do(執行)Check(檢查) Action(改進)。由于制度建設的連續性、時效性,制度建設不能一蹴而就,也不會一勞永逸,它的發展是隨著企業變化而變化,這一特點使制度建設與PDCA的管理模式不謀而合的。因此,企業可以利用PDCA中循環提升的思路對制度進行動態管理,從提出制度計劃—制定制度方案—檢查制度執行—改進制度體系四個階段開啟持續循環模式。

      PDCA循環不限于同一水平層次的循環,它通過每一次循環去解決管理中存在的問題,取得制度建設的階段性成果,然后又在新的管理基礎上再次循環往復,再次提升管理,這樣螺旋式上升的管理模式能夠促使企業制度建設循序漸進,能夠幫助企業解決在不同發展階段的矛盾,保證制度中的條款與企業實際發展相對應,從而發揮制度應有的管理效用。

      (七)借助信息化手段,提升制度建設運行效率

      規章制度的獲取途徑和查詢效率也會影響制度的執行效果,企業規章制度分類多、數量多、更新快,制度建設應緊跟時代發展,創新管理技術與管理手段,通過“互聯網+”打造信息化的制度管理模式。例如,建立規章制度管理平臺或者基于網頁形式的制度管理界面,參照企業規章制度體系框架,按照模塊、業務類別將制度歸類,將規章制度的建立、收集、存儲、查詢、評價等功能集成在一起,通過管理與信息技術融合,提升企業在規章制度、工作流程方面的管理效率和質量,實現制度的信息化管理。

      同時,作為一個互動平臺,管理層和員工不僅可以掌握和查詢企業制度建設的基本情況,實現制度透明公開,提高受眾面和影響力,還可以通過平臺對制度執行提出建議和意見,推動員工有效參與制度建設工作,避免制度制定的盲點,幫助企業尋找管理短板,提升管理水平,從而達到提質增效的目的。

      五、結束語

      制度建設是帶有根本性、全局性、穩定性、長期性的建設,是企業生產經營管理中一項關鍵工作。好的制度能事半功倍,壞的制度能造成惡性循環。因此,隨著內外環境以及各種客觀因素的變化,企業要不斷推進完善制度建設,發揮制度建設在企業生產經營中的最大價值和效用,為企業的發展提供強大的內驅力,以制度建設引領企業高效化發展。

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